Informace o zpracování a ochraně osobních údajů – pro účastníky kurzů a studijních programů vč. celoživotního vzdělávání poskytovaného ÚJOP UK a pro kandidáty zkoušek pořádaných ÚJOP UK

V souladu s Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) – dále jen “GDPR” – informuje tímto Ústav jazykové a odborné přípravy Univerzity Karlovy subjekty údajů o podmínkách, za jakých jsou zpracovávány osobní údaje.

1. Odesláním přihlášky potvrzuje uživatel jako subjekt údajů, že je srozuměn s těmito podmínkami zpracování a ochrany osobních údajů, že vyjadřuje svůj souhlas s jejich zněním a že je v celém rozsahu akceptuje.

2. Poskytnutí osobních údajů uživatelem není povinné, ale je nezbytné pro uzavření a plnění smlouvy. Bez jejich poskytnutí nemůže být přihláška akceptována, respektive nemůže být uzavřena smlouva.

3. Správcem osobních údajů je Univerzita Karlova, Ovocný trh 560/5, 116 36 Praha 1, IČO: 00216208, DIČ: CZ00216208, ID schránky: piyj9b4 (dále jen „Správce“).

4. Poskytovatelem služeb, které uživatel přihláškou objednává, je Ústav jazykové a odborné přípravy Univerzity Karlovy, Vratislavova 29/10, 128 00 Praha 2, IČO: 00216208, DIČ: CZ00216208, ID schránky: piyj9b4 (dále jen „ÚJOP UK“ nebo „Poskytovatel“). ÚJOP UK je součástí Univerzity Karlovy.

5. Kontaktní údaje na pověřence pro ochranu osobních údajů Univerzity Karlovy: gdpr@cuni.cz, telefon: +420 771 232 578.

6. Správce zpracovává osobní údaje v tomto rozsahu: identifikační a adresní údaje (jméno, příjmení, datum a místo narození, pohlaví, státní příslušnost, adresa (včetně elektronické), telefonní číslo, číslo osobního dokladu atd.), popisné údaje (vzdělání, znalost cizích jazyků a češtiny, apod.), a to za účelem poskytnutí kurzu nebo studijního programu vč. celoživotního vzdělávání / jazykové zkoušky, dále pak za účelem zasílání obchodních sdělení a činění dalších marketingových aktivit.

7. Právním důvodem pro zpracování osobních údajů uvedených v bodě 6 je plnění smlouvy dle čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR, plnění právní povinnosti správce dle čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR a oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Oprávněným zájmem správce je zpracování osobních údajů pro účely přímého marketingu.

8. V případě Certifikované zkoušky z češtiny pro cizince a Zkoušky pro účely udělování státního občanství zpracovává správce podrobnější osobní údaje popisného charakteru (zaměstnání, délku studia češtiny, místo výuky apod.), které uživatel uvede do dotazníku pro kandidáty, jenž je součástí přihlášky. Účelem zpracování těchto údajů je další vývoj zkoušky a výzkum. Údaje jsou zpracovávány anonymně.

9. Právním důvodem pro zpracování údajů uvedených v bodě 8 je oprávněný zájem dle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR. Oprávněným zájmem správce je zpracování údajů pro účely dalšího vývoje zkoušky a výzkumu, které mimo jiné zaručí kontinuální kvalitu zkoušky a její odpovídající obsahovou náplň ve vtahu k profilu kandidátů zkoušky.

10. V případě on-line výuky mohou být lekce nahrávány. Tyto nahrávky mohou být přiměřeným způsobem použity pro interní účely ÚJOP UK.

11. Správce může pro plnění smlouvy použít služeb subdodavatelů, zejména poskytovatelů CRM systému, mailingových služeb, webhostingu a pojištění, a pro tento účel jim zpracovávané osobní údaje předat. Subdodavatelé jsou vázáni povinností mlčenlivosti a dané osobní údaje nesmí použít k žádnému dalšímu účelu.

12. V rámci zpracování nejsou osobní údaje předávány mimo EU.

    Výjimkou může být

    • informování zprostředkovatelské agentury mimo EU o přihlašovacím procesu účastníka do programu celoživotního vzdělávání – to se děje pouze na výslovné přání účastníka, které vyjádří ve formuláři přihlášky;

    • předání osobních údajů (vyplněných kandidátem na přihlášce k jazykové zkoušce) zkušebnímu centru mimo EU, a to výhradně za účelem vykonání zkoušky.

13. Správce zpracovává a ukládá osobní údaje po dobu nezbytnou k výkonu práv a povinností vyplývajících ze smluvního vztahu mezi poskytovatelem a uživatelem a uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů (po dobu 15 let od ukončení smluvního vztahu). Po jejím uplynutí budou údaje vymazány.

14. Ze strany správce dochází v souvislosti se zpracováním osobních údajů k automatickému individuálnímu rozhodování ve smyslu č. 22 GDPR.

15. Uživatel má právo požadovat od správce přístup ke svým osobním údajům dle čl. 15 GDPR, jejich opravu dle čl. 16 GDPR, popřípadě omezení zpracování dle čl. 18 GDPR. Uživatel má právo na výmaz svých osobních údajů dle čl. 17 odst. 1 písm. a), a c) až f) GDPR a na jejich přenositelnost dle čl. 20 GDPR. Dále má uživatel právo vznést námitku proti zpracování dle čl. 21 GDPR.

16. Uživatel má právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů v případě, že se domnívá, že bylo porušeno jeho právo na ochranu osobních údajů.

17. Obecná informace ke zpracování a ochraně osobních údajů na Univerzitě Karlově je dostupná na stránce Ochrana osobních údajů (GDPR).

Tyto podmínky nabývají účinnosti dnem 1. 12. 2023.